Bild på fasaden till byggnaden i Stockholm som inrymmer Ekobrottsmyndigheten.
EBM Ekobrottsmyndigheten, fasaden i Stockholm (Bild, Ann-Sofi Andersson, beskuren)

Ekobrottsmyndigheten (EBM) har frågat Bokföringsnämnden (BFN) om vilka möjligheter ett företag har att senarelägga tidpunkten för bokföring, när företaget inte har upprättat bokföringen för en tidigare period.

Bokföringsnämnden anser att ett företag som saknar bokföring för en eller flera tidigare perioder förlorar rätten att senarelägga bokföringen för nästa period.

För att förstå svaret behöver vi titta på reglerna om tidpunkten för bokföring och möjligheterna till senareläggning av bokföringen.

Huvudregeln om tidpunkten för bokföring

Bokföringslagen (1999:1078) säger att bokföringen ska göras på ett sådant sätt att du kan (5 kap. 1 § första stycket BFL):

  1. Kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna
  2. Överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat

Huvudregeln. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske (5 kap. 2 § första stycket BFL). Mer om det i nästa avsnitt.

Bokföringslagen innehåller två undantag från denna huvudregel.

Senarelagd bokföring, undantag 1. Företag får bokföra affärshändelserna senare än enligt huvudregeln om det finns skäl för det och om det är förenligt med god redovisningssed (5 kap. 2 § andra stycket BFL). Mer om det i nästa avsnitt.

Senarelagd bokföring, undantag 2. Företag med årlig nettoomsättning på normalt högst 3 mkr får vänta med att bokföra affärshändelser till när de betalas – Kontantmetoden (5 kap. 2 § tredje stycket BFL). Företag som tillämpar kontantmetoden behöver alltså inte bokföra obetalda fakturor (kundfordringar och leverantörsskulder) löpande, utan bokför fakturorna först vid betalningen. Men i bokslutet ska dock företaget även bokföra de obetalda fakturorna.

Företag som tillämpar kontantmetoden (undantag 2) får kombinera det med att senarelägga bokföringen (undantag 1). Tidsgränserna för de olika alternativen till senareläggning räknas då från när betalningen gjordes, i stället för när affärshändelsen inträffade (3.14 och 3.15 vägledningen).

BFN om senarelagd bokföring

Huvudregeln i BFL är alltså att andra affärshändelser än kontanta transaktioner “ska bokföras så snart det kan ske“. När är det?

Det beskriver BFN i vägledningen Bokföring (BFNAR 2013:2), i fortsättningen vägledningen. “Så snart det kan ske” innebär enligt BFN att en affärshändelse ska bokföras så snart företaget har tillräckliga uppgifter för att kunna göra en godtagbar bokföring (3.3 vägledningen). I praktiken innebär huvudregeln att företag ska göra sina bokföringar löpande, dag för dag. Eller som BFN säger före 3.5 i vägledningen, “Utgångspunkten i BFL är att bokföringen ska göras i anslutning till affärshändelsen”. Det är inte praktiskt möjligt för företag utan egna ekonomiavdelningar. Undantagen från huvudregel blir därför viktiga.

Undantag 1 i BFL säger att företaget får bokföra senare än enligt huvudregeln om det finns skäl för det och om det är förenligt med god redovisningssed. BFN kommenterar inte vad som skulle kunna vara skäl för senarelagd bokföring. Däremot utvecklar BFN vad som är god redovisningssed i avsnittet När får bokföringen senareläggas?

Ett grundkrav för att få senarelägga bokföringen är att i väntan på bokföring måste verifikationerna “ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs” (3.5 vägledningen). Uppfylls inte det kravet så får företaget inte senarelägga sin bokföring. Dessutom begår företaget bokföringsbrott, om inte bokföringen i stället görs enligt huvudregeln (alltså dag för dag).

Möjligheterna till senareläggning av bokföringen gäller inte kontanta transaktioner. De ska fortfarande kunna presenteras i registreringsordning senast nästa arbetsdag, men det kan vi uppnå med till exempel dagliga kassarapporter eller med registrering i ett certifierat kassaregister. Däremot får vi senarelägga presentationen av kontanta transaktioner i systematisk ordning (huvudbok) enligt alternativen som följer. Särskilda regler gäller för senareläggning av kontanta transaktioner i ideella föreningar, stiftelser och vid försäljning via myntautomat (3.11 och 3.12 vägledningen).

BFN presenterar fyra alternativ för senareläggning av bokföringen.

1. Bokföring per månad (3.6 vägledningen). I stället för att bokföra löpande, dag för dag, får företag senarelägga bokföringen till senast 50 dagar efter kalendermånaden då affärshändelsen inträffade. Till exempel ska bokföringen för mars månad vara klar senast den 20 maj. Denna möjlighet är generell, den gäller alla företag oavsett storlek och verksamhetsform. I rättsfall om bokföringsbrott vid sen eller obefintlig bokföring brukar domstolarna räkna enligt detta alternativ, 50 dagar efter varje kalendermånad.

2. Bokföring per kvartal (3.7 vägledningen). I stället för att bokföra löpande, dag för dag, får företag senarelägga bokföringen till senast 50 dagar efter kvartalet då affärshändelsen inträffade. Denna möjlighet är begränsad till företag med årlig nettoomsättning på normalt högst 3 mkr, men gäller oavsett verksamhetsform. BFN använder inte uttrycket kalenderkvartal. Det tolkar jag som att vilka månader varje kvartal avser beror på när räkenskapsåret börjar och slutar.

Bokföringen ska visa vilken redovisningsperiod varje affärshändelse hör till (2.3 vägledningen). En redovisningsperiod omfattar en kalendermånad (1.8 vägledningen). Det är därför inte tillåtet att använda samlingsverifikationer för hela kvartalet utan de måste åtminstone delas upp per kalendermånad.

3. Bokföring per räkenskapsår (3.8 vägledningen). I stället för att bokföra löpande, dag för dag, får företag senarelägga bokföringen till senast 60 dagar efter räkenskapsåret då affärshändelsen inträffade. Denna möjlighet är begränsad till företag med årlig nettoomsättning på normalt högst 1 mkr och med högst 50 verifikationer avseende högst 250 affärshändelser per räkenskapsår, men gäller oavsett verksamhetsform.

4. Bokföring senast när inkomstdeklarationen ska lämnas (3.9 vägledningen). Denna möjlighet är begränsad till enskilda näringsidkare med årlig nettoomsättning på normalt högst 1 mkr och med högst 50 verifikationer avseende högst 250 affärshändelser per räkenskapsår. Ytterligare en begränsning är att företaget inte får utföra gränsöverskridande transaktioner inom EU, för att kunna tillämpa senareläggning av bokföringen tills det är dags att lämna inkomstdeklarationen. Om näringsidkaren har fått anstånd med att lämna inkomstdeklarationen så gäller anståndsdatumet även för senareläggningen av bokföringen.

Svaret från BFN till EBM

BFN säger i brevsvaret att om det inte finns fullständiga verifikationer så ska bokföringen göras inom tidsramarna för huvudregeln. Det är inte möjligt att tillämpa något av alternativen för senareläggning, eftersom företaget inte uppfyller kravet på att i väntan på bokföring ska det finnas verifikationer och de ska ordnas löpande.

Om det finns verifikationer är kravet fortfarande att i väntan på bokföring ska de ordnas löpande – Ordningskravet. Är ordningskravet inte uppfyllt så ska bokföringen göras inom tidsramarna för huvudregeln.

Om ordningskravet är uppfyllt och företaget har löpande bokföring för tidigare perioder så kan företaget uppfylla kravet på överblick. Bokföringen för tidigare perioder i kombination med att verifikationerna ordnas löpande möjliggör detta, åtminstone för den begränsade perioden fram till att den senarelagda bokföringen ska vara klar.

Om ordningskravet är uppfyllt men företaget inte har någon löpande bokföring så uppfyller företaget inte kravet i BFL på att kunna överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat utifrån bokföringen. Ordningskravet kan inte kombineras med bokföring för tidigare perioder. Bokföringen ska då göras inom tidsramarna för huvudregeln. Företaget har förlorat rätten till senarelagd bokföring både för perioderna som saknar bokföring och “för en därpå följande period”.

BFN uttalar sig dock inte om företaget har förlorat rätten till senarelagd bokföring för alltid, eller bara för nästa period.

Uppdatering av vägledningen Bokföring

BFN ska uppdatera vägledningen under 2024.

Kanske kommer brevsvaret till EBM att leda till förtydligande i vägledningen om när rätten till senarelagd bokföring kan gå förlorad?

Utbildningar

Jag håller utbildningar och webbinarier om ämnen som jag täcker här i bloggen. Dels för uppdragsgivare som är Ledande arrangörer av utbildningar, dels i egen regi. Kurserna genomförs både på distans och för deltagare på plats.

Mina bokningar 2024 | 2023 | 2022 | 2021 | 2020

I många fall är genomgångarna företagsanpassade, något som efterfrågas allt mer. Då gör jag genomgången hos företaget och utifrån behoven i din organisation.

Följ med i utvecklingen

Du har flera vägar att få information. Boka en Föreläsning med mig hos din organisation, prenumerera på mitt kostnadsfria Nyhetsbrev, kom med i mitt kontaktnät på LinkedIn, följ mig här på bloggen och på YouTube. Välkommen!

Metod: Från teori till praktik
Resultat: Nätbutiken
Information: Nyhetsbrev!

BESÖK NÄTBUTIKEN OCH BLI INSPIRERAD

Vill du hålla dig uppdaterad?

Gör som långt över 1 000 andra ekonomiproffs – Ta emot mina korta nyheter och länkar om redovisning och beskattning direkt till din inkorg!

Nyhetsbrev