Nya arkiveringsregler i bokföringslagen 1 juli 2024: Räkenskapsmaterial i ursprunglig form behöver inte längre sparas efter överföring till annan form. Pappershandlingar kan makuleras direkt efter digitalisering och tvärtom, elektroniska handlingar kan raderas direkt efter utskrift på papper.
Den 1 juli 2024 börjar nya arkiveringsregler att gälla i bokföringslagen (Bild Skuddermudder, Wikimedia Commons)

Den 1 juli 2024 börjar nya arkiveringsregler gälla i bokföringslagen, BFL. Räkenskapsmaterial behöver inte sparas i ursprunglig form längre, efter överföring till annan form. Men det kräver att företaget uppfyller vissa förutsättningar och genomför kontroller som jag beskriver i denna artikel.

Jag får många frågor om den nya möjligheten att makulera digitaliserade pappershandlingar eller radera utskrivna digitala filer. Jag har förstått att en del företag ligger i startgroparna för att omgående makulera eller radera redan från 1 juli 2024. Jag har också förstått att vissa företag och rådgivare känner en osäkerhet om vilka krav de ska uppfylla för att få makulera eller radera.

Mitt råd är att du läser relevanta delar av vägledningen Bokföring (BFNAR 2013:2) från Bokföringsnämnden, BFN. Längre ner i denna artikel refererar jag till delar av remissversionen 2024-06-03. Den försiktige väntar till september 2024 då BFN ska besluta om uppdateringen av vägledningen.

Teknikneutrala regler

Reglerna är teknikneutrala. De täcker överföringar åt bägge hållen mellan pappershandlingar och elektroniska handlingar.

  • Digitalisering – Överföring av pappershandling till elektronisk handling
    • Skanning, fotografering
    • Den ursprungliga pappershandlingen får makuleras direkt efter överföringen till elektronisk handling
  • Utskrifter – Överföring av elektronisk handling till pappershandling
    • Den ursprungliga elektroniska handlingen får raderas direkt efter överföringen till pappershandling

Möjligheten till direkt makulering och radering gäller både gamla och nya räkenskapshandlingar.

Arkivplan

Du ska överföra handlingar till en annan form om de inte uppfyller kravet på varaktighet under hela bevarandetiden (7 kalenderår efter kalenderåret för balansdagen). BFN tar upp kravet i 7.7 Bokföring, remissversionen 2024-06-03.

Vissa fakturor och kvitton kan till exempel vara utskrivna på material som bleknar med tiden.

I övrigt får du välja själv om du arkiverar räkenskapshandlingar digitalt eller på papper. Du kan också blanda, så att du spar vissa handlingar digitalt och vissa handlingar på papper. Men tänk på att vara konsekvent och att vid behov dokumentera dina arkiveringsprinciper i en arkivplan!

Reglerna om arkivplan hittar du i 8.3 Bokföring och exempel 8.1.

Vägledningen Bokföring under uppdatering

Vägledningen Bokföring är under uppdatering. I en första etapp har BFN sänt ut en remiss om framför allt hur ändringarna i BFL 1 juli 2024 påverkar innehållet. Jag har skrivit om remissen av denna uppdatering här.

I den artikeln har du också länkar till bland annat remissversionen av vägledningen, med ändringsmarkeringar. Remissen löper ut den 23 augusti 2024 och BFN planerar att besluta om uppdateringen i september 2024.

Vägledningen Bokföring om förstöring

Kapitel 7 i Bokföring handlar om räkenskapsinformation och arkivering.

Efter 7.5 Bokföring kommenterar BFN 7 kap. 6 § BFL, där vi har möjligheten att förstöra handlingar efter överföring till annan form. Här säger BFN bland annat följande.

“En förutsättning för att handlingar ska få förstöras efter överföring är att överföringen görs på ett betryggande sätt. Överföringen får inte innebära risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bedömningen ska göras med hänsyn till bl.a. tekniska metoder och organisatoriska åtgärder.”

BFN om förstöring efter överföring (remissversion 2024-06-03)

Längre ner i samma kommentar tar BFN upp att företaget behöver kontrollera överföringen så att förutsättningarna för förstöring är uppfyllda.

“Exempel på kontroller som företaget behöver göra innan en överförd handling förstörs är att alla uppgifter i ett kvitto eller en faktura som fotograferas eller skannas kommit med i överföringen och att de är läsbara och tydliga efter överföringen. Företaget måste också kontrollera att alla sidor i kvittot eller fakturan är överförda.”

BFN om kontroller före förstöring (remissversion 2024-06-03)

Remissversionen av vägledningen innehåller två exempel om överföring av räkenskapsinformation, exempel 7.1 och 7.2.

Makulera och radera med eftertanke

Tänk efter om du behöver spara vissa handlingar av andra skäl än arkiveringsreglerna i BFL. Jag tar upp exempel i avsnittet Makulering direkt efter överföring i artikeln om lagändringarna.

Lycka till med arkivrensningen!

Utbildningar

Jag håller utbildningar och webbinarier om ämnen som jag täcker här i bloggen. Dels för uppdragsgivare som är Ledande arrangörer av utbildningar, dels i egen regi. Kurserna genomförs både på distans och för deltagare på plats.

Föreläsningar | Webbinarier | YouTube | Företagsanpassat
Mina bokningar 2025 | 2024 | 2023

I många fall är genomgångarna företagsanpassade, något som efterfrågas allt mer. Då gör jag genomgången hos företaget och utifrån behoven i din organisation.

Följ med i utvecklingen

Du har flera vägar att få information. Boka en Föreläsning med mig hos din organisation, prenumerera på mitt kostnadsfria Nyhetsbrev, kom med i mitt kontaktnät på LinkedIn, följ mig här på bloggen och på YouTube. Välkommen!

Metod: Från teori till praktik
Resultat: Nätbutiken
Information: Nyhetsbrev!

BESÖK NÄTBUTIKEN OCH BLI INSPIRERAD

Vill du hålla dig uppdaterad?

Gör som över 1 500 andra ekonomiproffs – Ta emot mina korta nyheter och länkar om redovisning och beskattning direkt till din inkorg!

Nyhetsbrev