Arkiv, illustrerar riksdagens beslut att slopa krav på pappersarkivering i bokföringslagen.
Kravet i bokföringslagen att spara verifikationer i original försvinner 1 juli 2024 (Bild Skuddermudder, Wikimedia Commons)

Den 1 juli 2024 försvinner lagkravet på arkivering av pappersfakturor, papperskvitton och andra originalhandlingar. Om företaget har digitaliserat handlingarna behöver enbart de digitala filerna sparas under den lagstadgade bevarandetiden på 7 år medan pappershandlingarna får makuleras direkt. Det har riksdagen beslutat efter en lång process inom regeringskansliet.

Riksdagen beslutade att anta regeringens proposition i sin helhet, utan ändringar.

Utgångspunkten för propositionen är utredningsförslag som kom redan för tre år sedan, den 30 juni 2021. Utredningen behandlade många frågor, varav förslagen på två områden nu har lett till lagstiftning. Modernare arkiveringsregler och tydligare regler för kombiuppdrag. Jag har beskrivit utredningens innehåll här.

Tre lagar ändras på två områden

Avsnitt 4 i propositionen handlar om Förenklingar vid bevarande av räkenskapsinformation och medför ändringar i tre lagar den 1 juli 2024.

  1. BFL – Bokföringslagen (1999:1078)
  2. LKR – Lagen om kommunal bokföring och redovisning (2018:597)
  3. SL – Stiftelselagen (1994:1220)

Förenklingarna handlar om två saker. Dels får vi ett modernare språk i 7 kap. BFL, kapitlet som behandlar arkivering. Dels får vi enklare arkiveringsregler i sig, som bättre motsvarar dagens tekniska möjligheter.

Modernare språk

Moderniseringen av språket innebär att från den 1 juli 2024 använder BFL följande termer. Motsvarande ändringar genomförs i LKR och SL så att vi får samma språkbruk i de tre lagarna även i framtiden.

  • Maskinläsbart medium = Elektronisk handling
  • Mikroskrift = Slopad term
  • Dokument = Pappershandling
  • Maskinutrustning = Utrustning
  • Bevarandetid = Ny term (för arkiveringstiden på sju år)

7 kap. BFL Arkivering av räkenskapsinformation m.m. består av sju paragrafer. Alla paragrafer påverkas av moderniseringen av språket.

Enklare arkiveringsregler

7 kap. 1 § BFL Bevarandetid innehåller grundkravet att räkenskapsinformation ska bevaras i 7 kalenderår efter kalenderåret för balansdagen. Exempel: balansdag 31 mars 2024 = Bevarandetid 2025-2031 = Arkiveringskravet upphör 1 januari 2032. Det är ingen nyhet i sig. Den stora nyheten kommer i 6 §!

7 kap. 6 § BFL Förstöring efter överföring säger att ett företag får förstöra (makulera) handlingar med räkenskapsinformation på två villkor.

  1. Om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling
  2. Om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner

Båda villkoren måste vara uppfyllda. Bokföringsnämnden (BFN) ska återkomma om punkten två med kompletterande normgivning i samband med uppdatering av vägledningen Bokföring (BFNAR 2013:2).

Handling avser här pappershandlingar eller elektroniska handlingar.

Det är tillåtet att blanda, alltså att ha vissa handlingar på papper och vissa handlingar elektroniskt.

Villkoret om överföring är tekniskt neutralt. Det gäller både vid överföring från papper till elektroniska handlingar (till exempel skanning eller fotografering) och tvärtom (till exempel utskrift av elektroniska handlingar till papper). I praktiken är de allra flesta intresserade av det första alternativet, möjligheten att digitalisera räkenskapshandlingarna och sedan direkt makulera pappershandlingarna.

LKR har regler om bevarande av räkenskapsinformation som motsvarar reglerna i BFL. Riksdagsbeslutet innebär att även LKR ändras, för att behålla samordningen av bevarandereglerna mellan lagarna.

Makulering direkt efter överföring

BFL säger i dag att räkenskapsinformation som har överförts till en annan form måste sparas i sin ursprungliga form i 3 kalenderår efter kalenderåret för balansdagen. Det kravet försvinner den 1 juli 2024. Då kan företag som uppfyller de båda kraven på överföring förstöra räkenskapsinformationen direkt, utan tidsgräns bakåt.

För den överförda formen (till exempel elektroniska handlingar efter skanning) gäller dock den grundläggande bevarandetiden på 7 kalenderår efter kalenderåret för balansdagen. Räkenskapsinformationen ska alltså bevaras i någon form hela bevarandetiden ut.

Makulera med eftertanke! Även efter bevarandetidens utgång kan du behöva spara vissa handlingar av andra skäl än arkiveringskraven i BFL. Exempel på situationer när du kan behöva visa upp pappershandlingar eller elektroniska handlingar senare än 7 år efter kalenderåret för balansdagen:

  • Styrka underlag för gränsbelopp i fåab
  • Styrka anskaffningsvärde för andelar vid försäljning
  • Styrka underlag för genomsnittligt anskaffningsvärde (GAV) i handelsbolag vid försäljning eller avveckling
  • Styrka anskaffningsvärde för fastighet vid försäljning
  • Styrka underlag för underskottsavdrag

Räkenskapsinformation

Observera att arkiveringskraven gäller räkenskapsinformation, inte bara verifikationer. Vad är då räkenskapsinformation? Definitionen finns i 1 kap. 2 § första stycket p. 9 BFL.

  1. Öppningsbalansräkning
  2. Grundbokföring och huvudbokföring
  3. Sidoordnad bokföring
  4. Verifikationer
  5. Handling som en verifikation hänvisar till
  6. Systemdokumentation och behandlingshistorik
  7. Årsredovisning
  8. Årsbokslut
  9. Förenklat årsbokslut
  10. Specifikationer av bokslutsposter
  11. Avtal och andra handlingar som belyser verksamhetens ekonomiska förhållanden
  12. Uppgifter för att följa och förstå behandling av enskilda bokföringsposter i bokföringen

BFN exemplifierar punkterna 11 och 12 i vägledningen Bokföring.

  • Punkt 11 Avtal och andra handlingar som belyser verksamhetens ekonomiska förhållanden
    • Viktigare skriftväxling
    • Beslutsprotokoll
    • Tillståndsbevis
    • Avtal
    • Företagsinteckningsbrev, pantbrev
    • Aktiebrev
    • Betalningsföreläggande
    • Skuldebrev
    • Hyresavtal
  • Punkt 12 Uppgifter för att följa och förstå behandling av enskilda bokföringsposter i bokföringen
    • Avstämningar m.m.

Följdändringar i vägledningen Bokföring

2021 initierade BFN ett projekt om uppdatering av vägledningen Bokföring. BFN upphandlade en konsultrapport som också har levererats, men inte publicerats ännu. Projektet har legat still i väntan på lagändringar. Nu har dock riksdagen beslutat om prop. 2023/24:78, med ändringar i BFL som börjar gälla 1 juli 2024 (se länk i början av denna artikel). Därmed har BFN kunnat gå ut med en tidplan för uppdateringen av vägledningen Bokföring.

BFN ska skicka ut en remiss med förslag till uppdatering av vägledningen i juni 2024. Remisstiden kommer att vara 6 veckor. Efter bearbetning av remissvaren siktar BFN på att besluta om uppdateringen snarast möjligt under hösten 2024.

Tydligare regler för kombiuppdrag

Avsnitt 5 i propositionen handlar om Modernare regler om revisorns oberoende vid kombiuppdrag och medför ändringar i 4 lagar för räkenskapsår som börjar 1 juli 2024 och senare.

  1. SL – Stiftelselagen (1994:1220)
  2. ABL – Aktiebolagslagen (2005:551)
  3. EFL – Lagen om ekonomiska föreningar (2018:672)
  4. Revisionslagen (1999:1079)

Kombiuppdrag är när en revisionsbyrå har revisionsuppdraget för ett företag men också uppdraget att sköta vissa delar av redovisningen. Reglerna om kombiuppdrag berör inte BFL och jag går därför inte in på ändringarna närmare i denna artikel.

Kurser om ändringarna av BFL

Varje månad skriver jag blogginlägg för Procountor och följer upp med ett kostnadsfritt webbinarium i samma ämne.

Jag har skrivit ett blogginlägg för Procountor den 1 mars 2024.

En inspelning av webbinariet med samma namn från den 26 april 2024 hittar du här. Längd ca 1 timme inklusive frågestund.

Jag har också hållit ett webbinarium för Eduhouse den 4 april 2024, där jag gick in på ämnet litet djupare. Längd ca 1 timme.

  • Slopad pappersarkivering av verifikationer (du behöver vara prenumerant eller ha en kostnadsfri provperiod)

Jag håller endagskurser om bokföringslagen för BG Institute. Nästa tillfälle är den 2 oktober. Innehåller kommer självklart att vara fullt uppdaterat med lagändringarna den 1 juli 2024!

Utbildningar

Jag håller utbildningar och webbinarier om ämnen som jag täcker här i bloggen. Dels för uppdragsgivare som är Ledande arrangörer av utbildningar, dels i egen regi. Kurserna genomförs både på distans och för deltagare på plats.

Mina bokningar 2024 | 2023 | 2022 | 2021 | 2020

I många fall är genomgångarna företagsanpassade, något som efterfrågas allt mer. Då gör jag genomgången hos företaget och utifrån behoven i din organisation.

Följ med i utvecklingen

Du har flera vägar att få information. Boka en Föreläsning med mig hos din organisation, prenumerera på mitt kostnadsfria Nyhetsbrev, kom med i mitt kontaktnät på LinkedIn, följ mig här på bloggen och på YouTube. Välkommen!

Metod: Från teori till praktik
Resultat: Nätbutiken
Information: Nyhetsbrev!BESÖK NÄTBUTIKEN OCH BLI INSPIRERAD

Vill du hålla dig uppdaterad?

Gör som långt över 1 000 andra ekonomiproffs – Ta emot mina korta nyheter och länkar om redovisning och beskattning direkt till din inkorg!

Nyhetsbrev