Omslaget till Bokföringsnämndens vägledning "Bokföring" illustrerar denna artikel om uppdateringen 16 september 2024.
Bokföringsnämnden beslutade den 16 september 2024 om uppdatering av vägledningen “Bokföring”

Den 25 september publicerade Bokföringsnämnden (BFN) den av många efterlängtade uppdateringen av vägledningen Bokföring. Ändringarna beslutades av BFN den 16 september och handlar till största delen om de moderniserade arkiveringsreglerna i bokföringslagen (1999:1078), BFL.

Detta har hänt vid uppdateringen av vägledningen.

Allmänt

Terminologin i vägledningen är anpassad till det moderniserade språkbruket i BFL. Till exempel använder BFN nu termerna pappershandlingar och elektroniska handlingar genomgående i stället för de äldre termerna dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier. Nätbutik ersätter internetbutik.

De tonade rutorna med lagtext är i förekommande fall ändrade till den nya lydelsen av BFL 2024-07-01. Jag kommenterar inte det särskilt.

Referenserna till momslagen (ML) är uppdaterade till det nya SFS-numret 2023:200 i stället för 1994:200 som gällde till 2023-06-30 (GML). Terminologin i vägledningen är anpassad till ML. Till exempel använder BFN nu termen skyldig att redovisa mervärdesskatt i stället för den äldre termen skattskyldig för mervärdesskatt.

Uppdateringen av vägledningen 2024-09-16 överensstämmer i hög grad med remissen 2024-06-03. Några redaktionella ändringar är gjorda, men inga väsentliga ändringar i sak.

Inledning

Vägledningen omfattar inte konkursbon eftersom de inte är bokföringsskyldiga enligt BFL. En hänvisning till äldre normgivning från BFN är ersatt av hänvisning till nu gällande Bokföring i konkurs (BFNAR 2019:3). Samma uppdatering är gjord i 1.3 kommentaren.

Avsnitt II – Att bokföra löpande

Kapitel 2 – Den löpande bokföringen och dess presentation

2.20-22 Kommentaren: 4 kap. 4 § BFL tillåter att företag som bedriver flera verksamheter har en bokföring för varje enskild verksamhet. I så fall ska företaget bevara uppgifter om ställning och resultat i de olika verksamheterna på ett sätt som möjliggör överblick av den samlade verksamhetens ställning och resultat. Tidigare krävdes arkivering på en gemensam plats. Den nya formuleringen kan tillgodoses med digital information, oavsett var uppgifterna bevaras, medan den tidigare formuleringen reglerade arkivering på en fysisk plats.

BFN kommenterar inte förändringen.

Avsnitt III – Verifikationer

Kapitel 5 – Verifikationer

Avsnittet Vad ska användas som verifikation? Kommentaren har utökats med vad som gäller för elektroniska format, och med hänvisningar till 7 kap. 6 § BFL om förstöring av det ursprungliga formatet vid överföring till nytt format.

Avsnitt IV – Räkenskapsinformation och dess arkivering

Kapitel 7 – Räkenskapsinformation

Vad är räkenskapsinformation?

Kommentaren till underavsnittet Primär räkenskapsinformation inleds med ett nytt förtydligande, att “Räkenskapsinformation är sammanställningar av uppgifter, till exempel uppgifterna i en verifikation”. Förtydligandet är nytt i förhållande till remissen.

I vilken form ska räkenskapsinformation sparas?

7.1 kommentaren säger oförändrat att utgångspunkten är att handlingar med räkenskapsinformation ska sparas i sin ursprungliga form. Sedan kommer dock en ny hänvisning till 7 kap. 6 § BFL om att den ursprungliga handlingen får förstöras om räkenskapsinformationen har överförts till en annan handling. Villkoret är då att överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner, vilket BFN återkommer till längre fram.

Räkenskapsinformation i elektronisk form

7.1 kommentaren till underavsnittet har omformulerats. Elektronisk handling med räkenskapsinformation ska sparas i det format och med det innehåll som handlingen hade när företaget tog emot den. Men även här har vi en ny hänvisning till 7 kap. 6 § BFL.

7.2 om mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget: Punkten är upphävd.

7.3 om räkenskapsinformation hämtad från någon annans webbplats eller liknande: Väljer företaget att skriva ut räkenskapsinformation på papper i stället för att spara den elektroniskt ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, om säker överföring som villkor för att bara behöva spara pappershandlingen.

Räkenskapsinformation som tas emot både i elektronisk form och i pappersform

7.4 om räkenskapsinformation som tas emot både som elektronisk handling och pappershandling: Företaget väljer i vilken form handlingen sparas. Det tidigare kravet på att spara den ursprungliga handlingen tre år är struket.

Räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat

7.5: Kommentaren är omformulerad och utökad. Utgångspunkten är fortfarande att handlingar ska sparas i sin ursprungliga form, men nu framgår att den ursprungliga handlingen får förstöras efter överföring till annan handling, om överföringen inte innebär någon risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Formuleringarna om att den ursprungliga handlingen ska sparas tre år efter överföringen är borttagna.

Efter överföringen ska den nya handlingen sparas under den återstående bevarandetiden på sju år.

Ett nytt stycke har lagts till om byte av lagringsmedium eller lagringsplats för elektroniska handlingar. Till exempel betraktas byte av bokföringssystem som överföring enligt de nya reglerna, med krav på säker överföring, om formatet ändras.

Överföring av räkenskapsinformation

7.6 om överföring av räkenskapsinformation enligt 7 kap. 6 § BFL är upphävd. Kommentaren finns kvar och är både utökad och omarbetad.

Överföring mellan olika pappershandlingar, mellan olika elektroniska handlingar, eller mellan pappershandlingar och elektroniska handlingar får inte innebära risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bedömningen ska göras med hänsyn till tekniska metoder och organisatoriska åtgärder (7 kap. 6 § BFL).

BFN påtalar att det är företaget självt som ansvarar för att de tekniska lösningarna och organisationen kring överföringarna säkerställer att räkenskapsinformationen inte riskerar att förändras eller försvinna. Det gäller även om företaget anlitar en extern aktör, som till exempel en redovisningskonsult eller inskanningscentral. Hur kontrollerna ska genomföras får bedömas från fall till fall, det varierar beroende på företagets storlek och komplexitet.

BFN nämner som exempel på kontroller att alla uppgifter kommit med vid fotografering eller skanning, att uppgifterna är läsbara och tydliga, och att alla sidor finns med. Kan företaget inte säkerställa att överföringen görs utan risk för att räkenskapsinformation förändras eller försvinner ska den ursprungliga formen sparas. Den överförda informationen får då karaktären av en hänvisningsverifikation, som ska tala om var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen finns.

Uppgifterna som ska finnas kvar efter överföring gäller inte bara kraven enligt BFL, utan även till exempel ML eller ABL. Däremot kan företaget rensa bort sådant om inte är räkenskapsinformation, som företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam.

BFN påminner också om att en ursprunglig handling kan behöva sparas av andra skäl även om kraven i BFL är uppfyllda. Andra skäl kan till exempel vara tullagstiftningen. För egen del påminner jag också om att momsåtervinning från andra länder kan kräva tillgång till den ursprungliga handlingen.

Överföring kan göras när som helst under bevarandetiden och ett obegränsat antal gånger, så länge det inte finns någon risk för att räkenskapsinformation förändras eller försvinner. Det är i så fall alltid den slutliga handlingen som ska sparas under den återstående bevarandetiden. Det är räkenskapsinformationen som ska bevaras, inte någon av formerna den har haft under bevarandetiden.

Företag som gör överföringar av räkenskapsinformationen ska beskriva sina tekniska metoder och organisatoriska åtgärder för överföringarna i sin systemdokumentation. Jag ser här organisatoriska åtgärder som ett annat uttryck för rutiner.

Varaktighet

Kommentaren är i sak oförändrad, men har anpassats till den nya terminologin. BFN påminner om att företaget ansvarar för att räkenskapshandlingarna uppfyller kraven på varaktighet under hela bevarandetiden. Finns det risk för att informationen försvinner med tiden måste företaget vidta åtgärder för att säkerställa att informationen är läsbar hela bevarandetiden.

7.7 om handlingar som inte är varaktiga: Tar företaget emot en handling som inte uppfyller kravet på varaktighet ska företaget överföra räkenskapsinformationen till en annan handling som uppfyller kravet på varaktighet.

BFN nämner exemplet kvitton som bleknar. Den risken kan åtgärdas genom kopiering på arkivbeständigt papper, fotografering eller skanning. Jag lägger till exemplet lagringsmedia som upphör att fungera inom bevarandetiden. Det kan åtgärdas genom regelbundna överföringar till nyare lagringsmedia eller utskrifter till pappershandlingar. Samtliga dessa exempel är överföringar som ska uppfylla kraven på att informationen inte förändras eller försvinner.

Kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

Arkivering på betryggande sätt

8.1 om arkivering: Räkenskapsinformation ska förvaras och transporteras på ett sätt som ger godtagbart skydd ur brandsynpunkt och säkerhetssynpunkt. Redaktionell ändring, ingen ändring i sak men en nog så viktig punkt.

8.2 om säkerhetskopiering av elektroniska handlingar. Redaktionella ändringar av det allmänna rådet, inga ändringar i sak.

Kommentaren är kortare än förut. De viktiga punkterna är att elektronisk räkenskapsinformation ska säkerhetskopieras regelbundet och att lagringsmediet ska hålla tillräcklig kvalitet. Och det är företaget som har ansvaret för säkerhetskopieringen, även om någon extern part anlitas.

Hur ofta säkerhetskopieringen ska göras beror på det enskilda fallet. Dagligen i stora verksamheter, eller i samband med intervall enligt reglerna för senarelagd bokföring – månadsvis, kvartalsvis, årsvis.

Överskådlighet, åtkomlighet och ordnat skick

8.3 om överskådlighet, åtkomlighet, ordnat skick: Företaget ska upprätta en arkivplan för att kunna överblicka den arkiverade räkenskapsinformationen. Planen ska visa vad som arkiveras och var det finns. Det allmänna rådet är oförändrat. Språket i kommentaren har anpassats till en nya terminologin, men inga ändringar är gjorda i sak.

Jag har beskrivit ovan att den omarbetade kommentaren efter 7.6 tar upp dokumentation av rutiner för överföringar av räkenskapsinformation. Företag som gör överföringar ska beskriva sina tekniska metoder och organisatoriska åtgärder för överföringarna i sin systemdokumentation. I 8.3 säger BFN liksom tidigare att om det finns en arkivplan ska den ingå i systemdokumentationen. Se även avsnittet längre ner om samlingsplan (9.2 c).

Var ska arkivering ske?

Kommentarer och allmänna råd till till 7 kap. 2 § och 3 a § BFL, och 8.4-12 i vägledningen, med talrika redaktionella ändringar och anpassning till den nya terminologin i BFL men inga ändringar i sak.

8.5A är ett nytt allmänt råd som säger att om pappershandlingar med räkenskapsinformation som förvaras utomlands överförs till annan form, så får pappershandlingarna förstöras utomlands. Kommentaren förtydligar att vid skanning utomlands behöver de skannade pappershandlingarna inte återföras till Sverige.

Kommentaren till 8.12 är anpassad till ändringen i BFL för företag med flera verksamheter och separata bokföringar för dem. Uppgifter om resultat och ställning ska bevaras på ett sätt som möjliggör överblick av den samlade verksamhetens resultat och ställning (tidigare “på en gemensam plats”). Ändringen möjliggör digitala lösningar när kravet på en gemensam och därmed fysisk plats är slopat.

Hur länge ska räkenskapsinformation sparas?

Räkenskapsinformation ska bevaras i 7 kalenderår efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades, kalenderåret för balansdagen. Tidsfristen i BFL är oförändrad. Här ser du vad som är räkenskapsinformation, det är betydligt mer än bara verifikationerna!

BFN använder det gamla uttrycket arkiveringstid i vägledningen men kommenterar här att arkiveringstid är samma sak som bevarandetid i BFL.

Företaget ska under hela bevarandetiden ha tillgång till utrustning och system för att kunna läsa räkenskapsinformationen och skriva ut den på papper. Men det behöver inte vara den ursprungliga utrustningen.

Räkenskapsinformation som avser längre tid än ett räkenskapsår ska bevaras under 7 kalenderår från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen av ser. BFN tar upp exemplen avtal och systemdokumentation. Kravet är oförändrat, men jag tar upp det ändå eftersom jag får frågor om till exempel hyresavtal. Mot bakgrund av detta krav ska till exempel en hyresvärd eller lokalhyresgäst spara hyresavtal i 7 kalenderår efter kalenderåret då hyresavtalet löpte ut.

BFN påtalar att information kan behöva sparas längre tid än bevarandetiden enligt BFL, till exempel av skatteskäl. Här ser du mer om makulering med eftertanke.

När får handling med räkenskapsinformation förstöras?

Kommentaren till 7 kap. 6 § BFL är omarbetad till att treårskravet på bevarande av ursprunglig form är slopat, men inga andra ändringar i sak är gjorda.

Avsnitt V – Systemdokumentation och behandlingshistorik

Kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

9.2 om vad systemdokumentationen ska innehålla är oförändrad.

Kommentaren till 9.2 c) samlingsplan har ändrats på följande punkter.

  • Vilken form och vilket format räkenskapsinformationen har
    • Tidigare: Vilken form räkenskapsinformationen har
  • Om räkenskapsinformation överförs enligt 7 kap. 6 § BFL
    • Tidigare: Om räkenskapsinformationen konverteras
  • De tekniska metoder och organisatoriska åtgärder m.m. som används för att överföringar ska kunna genomföras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner
    • Ny punkt

Min kommentar: Möjligheten till omedelbar förstöring efter överföring av räkenskapsinformation ökar behovet av att dokumentera företagets rutiner för överföringar, liksom hur företaget säkerställer att ingen information ändras eller försvinner.

Ikraftträdande

Den uppdaterade vägledningen är en följd av det allmänna rådet BFNAR 2024:1, som innehåller ändringarna av de allmänna råden i BFNAR 2013:2 men inte ändringarna av kommentarerna. BFNAR 2024:1 omfattar därför bara 4 sidor. Själva vägledningen har ökat i omfång, från 95 sidor till 98 sidor.

BFNAR 2024:1 gäller från och med den 16 september 2024 men publicerades först den 25 september 2024. Ändringarna i BFL gäller från och med 1 juli 2024. Det innebär att företag som har förstört överförd information under mellantiden, 1 juli till 24 september 2024, får stämma av i efterhand hur deras hantering stämmer med tolkningen av god redovisningssed från BFN. Många valde dock att invänta BFNAR 2024:1.

Exempel

Exempelsamlingen i slutet av BFNAR 2013:2 omfattar sidorna 99-120 (22 sidor) efter uppdateringen 2024-09-16. Före uppdateringen omfattade exempelsamlingen sidorna 96-116, 21 sidor.

Om du har förbisett exempelsamlingen tidigare så uppmanar jag dig att studera den varje gång du har en frågeställning om löpande redovisning, bevarande av räkenskapsmaterial, systemdokumentation, behandlingshistorik etc. Svaren kan mycket väl finnas här!

Exemplen är sorterade i samma ordning som kapitlen de avser i vägledningen och tydligt märkta med vilka punkter i vägledningen de illustrerar. Jag ska här begränsa beskrivningen till ändringarna i uppdateringen 16 september 2024.

Exempel till kapitel 2 – Den löpande bokföringen och dess presentation

Exempel 2.3 Bokföring i sammandrag i en nätbutik: Redaktionella ändringar och tillägg av en referens till vägledningen 7.3.

Exempel till kapitel 7 – Räkenskapsinformation

Exempel 7.1 Överföring av räkenskapsinformation: Redaktionella ändringar. Anpassning till den nya möjligheten till omedelbar förstöring efter överföring till annan form på ett betryggande sätt. Slopad referens till vägledningen 7.6.

Exempel 7.2 Överföring av elektronisk räkenskapsinformation: Nytt exempel, beskriver överföring av räkenskapsinformation i ett företag som tar emot pdf-fakturor i mejl och läser in fakturorna i ett bildformat. Företaget kontrollerar att uppgifterna i fakturorna inte förändras och att inga uppgifter försvinner. Mailen och pdf-fakturorna kan därmed raderas efter överföringen. Hanteringen är beskriven i företagets systemdokumentation. Referenser till 7 kap. 6 § BFL och 9.2 c i vägledningen.

Exempel till kapitel 8 – Arkivering av räkenskapsinformation

Exempel 8.1 Arkivplan: Om räkenskapsinformation i pappersform hos företaget och i elektronisk form hos redovisningskonsulten. Två olika former och två olika platser medför behov av arkivplan. Dessutom har programvaruleverantören servrar i Frankrike och Danmark, vilket medför att företaget ska anmäla förvaringsplatserna till SKV. Exemplet visar hur arkivplanen kan utformas med dessa förutsättningar. Ändringarna är endast redaktionella. Referenser till 7 kap. 2 och 3 a § BFL och 8.3 i vägledningen.

Exempel 8.2 Bokföring i annat EU-land. Om rutiner i en koncern för skanning av verifikationer i moderföretaget respektive dotterföretaget, rutiner för att säkerställa överföringarna och därefter kasta de ursprungliga handlingarna, samt anmälan av förvaringsplatser till SKV. Bara redaktionella ändringar. Referenser till 7 kap. 2, 3 och 3 a § BFL samt 8.5 och 8.5A i vägledningen. Slopade referenser till 8.6 och 8.7 i vägledningen.

Exempel till kapitel 9 – Systemdokumentation och behandlingshistorik

Exempel 9.7 Systemdokumentation – elektronisk räkenskapsinformation: Om hur elektronisk räkenskapsinformation kan tas fram i en pappershandling. Enbart redaktionella ändringar. Referenser till 9.12 i vägledningen.

Utbildningar

Jag håller utbildningar och webbinarier om ämnen som jag täcker här i bloggen. Dels för uppdragsgivare som är Ledande arrangörer av utbildningar, dels i egen regi. Kurserna genomförs både på distans och för deltagare på plats.

Föreläsningar | Webbinarier | YouTube | Företagsanpassat | Kontakt
Mina bokningar 2025 | 2024 | 2023

  • Kortfakta – Beloppsgränser, nyttiga länkar, beräkningar, översikter
  • Nätbutiken – Böcker, artiklar, nyhetsbrev, mina kursarrangörer
  • Externredovisning – Lärobok för högskolan (Norstedts Juridik 2021)
  • Fastigheter – 2 uppl. (Norstedts Juridik 2022)

Följ med i utvecklingen

Du har flera vägar att få information. Boka en Föreläsning med mig hos din organisation, prenumerera på mitt kostnadsfria Nyhetsbrev, kom med i mitt kontaktnät på LinkedIn, följ mig här på bloggen och på YouTube. Välkommen!

Metod: Från teori till praktik
Resultat: Nätbutiken
Information: Nyhetsbrev

BESÖK NÄTBUTIKEN OCH BLI INSPIRERAD

Vill du hålla dig uppdaterad?

Gör som över 1 600 andra ekonomiproffs – Ta emot mina korta nyheter och länkar om redovisning och beskattning direkt till din inkorg!

Nyhetsbrev