Den 30 juni 2021 avlämnades betänkandet Förenklingar för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen (SOU 2021:60), efter två förlängningar av utredningstiden. Utredare har varit Kristina Alsér, företagare och ordförande i Tillväxtverket.
Betänkandet innehåller förslag på tre områden.
- Enklare regelverk för mikroföretagande
- 2021-12 30 Ska börja gälla (alternativt 2022-05-01 om tidplanen för snäv)
- Modernisering av bokföringslagen
- 2022-07-01 Ska börja gälla
- Tydligare regler för kombiuppdrag (redovisning/revision)
- 2022-07-01 Ska börja gälla, för räkenskapsår som börjar från den dagen
Utredningen hade ett omfattande uppdrag som gällde många områden. Det blev också ett omfattande betänkande (675 sidor). Flera frågeställningar som har behandlats ledde dock inte hela vägen fram till färdiga lagförslag från utredningen.
I denna artikel prioriterar jag punkt 2, modernisering av bokföringslagen, men jag refererar även punkt 1 och 3 kortfattat.
Tidplan
Betänkandet har inte skickats ut på remiss ännu. Innan vi vet vilka regler som slutligen ska gälla behöver vi invänta utfallet av remissomgången, regeringskansliets beredning av förslagen och remissinstansernas synpunkter, eventuell lagrådsremiss, proposition samt beslut i riksdagen.
De skilda frågorna och tidpunkterna för ikraftträdande kan enligt min bedömning medföra att förslagen resulterar i fler än en proposition.
2. Modernisering av bokföringslagen
Jag börjar med avsnitt två eftersom jag bedömer att det är av bredast intresse för företagare och redovisningskonsulter. Avsnittet om modernisering av bokföringslagen (BFL) behandlar fyra områden.
- Kap. 7 Arkiveringsreglerna
- Kap. 8 Årsbokslutsreglerna
- Kap. 9 Gemensamma verifikationsserier
- Kap. 10 Övriga frågor
Område 1 – Kap. 7 Arkiveringsreglerna
Nuläget
Ett företag ska spara sitt räkenskapsmaterial i 7 kalenderår efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades.
Räkenskapsmaterial är inte bara verifikationer utan även rapporter från den löpande redovisningen, årsbokslut eller årsredovisning, systemdokumentation, behandlingshistorik, avtal, instruktioner om företagets redovisningsprinciper, behörigheter, kontoutdrag med mera.
BFL kräver att räkenskapsinformation ska bevaras i sitt ursprungliga skick, det skick materialet hade när det kom till företaget.
- Fakturor, kvitton etc som kommer på papper till företaget ska sparas i sin ursprungliga pappersform
- Inte bara kopior eller digitala filer
- Om fakturor, kvitton etc tvärtom kommer i digital form till företaget så är det de digitala filerna som ska sparas
- Inte bara utskrifter
- Samma principer gäller även för all övrig räkenskapsinformation
Pappersdokument som digitaliseras, till exempel genom skanning till PDF-filer, behöver alltså ändå sparas men då i 3 kalenderår efter digitaliseringen. För de digitala filerna gäller i så fall hela arkiveringstiden på 7 år.
Räkenskapsinformationen ska förvaras i Sverige. Förvaring utanför Sverige förutsätter anmälan till eller dispens från Skatteverket.
Utredningens förslag
Utredningen föreslår att arkiveringskravet på 7 år behålls, men pappersverifikationer med mera ska få förstöras (makuleras) redan när de överförs till annan form. Kravet på arkivering i ursprunglig form slopas alltså.
Ett villkor är att överföringen ska göras utan risk för att räkenskapsinformation förändras eller försvinner.
Arkiveringsreglerna ska vara teknikneutrala.
- Företag som skannar pappersverifikationer, eller på annat sätt digitaliserar dem, kommer att få slänga pappersdokumenten direkt efter överföringen
- De digitala filerna ska då sparas hela tiden ut för arkiveringskravet, 7 år
- Företag som vill det ska få göra tvärtom, alltså skriva ut digitala verifikationer och spara all räkenskapsinformation på papper
- Pappersdokumenten ska då sparas hela tiden ut för arkiveringskravet, 7 år
Utredningen föreslår att dagens regler om förvaring av räkenskapsmaterial i Sverige behålls, utan ändringar.
Kommentarer
Förslaget att slopa arkiveringskravet på räkenskapsmaterial i sin ursprungliga form redan från överföring till annan form är utmärkt. Jag är själv en stor vän av digitalisering och ser fram emot slopade krav på pappersarkiv.
Digitala arkiv har flera starka fördelar jämfört med pappersarkiv. Digitala arkiv kan (och ska) säkerhetskopieras. Rätt genomfört säkrar det arkivet från att förstöras vid till exempel brand eller översvämning. Dessutom är ett digitalt arkiv sökbart. Det tar inte heller någon nämnvärd fysisk plats, det innebär att kostsamma lokalytor kan användas bättre. Vi har också ergonomiska fördelar när vi slipper tunga lyft och pappersdammig luft.
Däremot beklagar jag att utredningen inte lämnar förslag om lättnader beträffande kravet på arkivering (digitalt eller analogt) i Sverige. Dagens snabba utveckling mot molnbaserade tjänster gör det naturligt att förr eller senare lämna nationella krav på arkivering, så länge vi kan säkerställa åtkomst till informationen. Utredningen lyfter dock fram att lagändringar kan komma andra vägar, genom pågående eller kommande utredningar.
Genomförande
Utredningen föreslår att reglerna om arkiveringskraven ändras och samordnas i tre lagar.
- Bokföringslagen
- Stiftelselagen
- Lagen om kommunal bokföring och redovisning
De nya reglerna ska börja gälla den 1 juli 2022, utan övergångsbestämmelser. Får vi ett beslut i riksdagen enligt utredningens förslag så innebär det att du kan makulera pappersverifikationer direkt för innevarande och tidigare räkenskapsår, förutsatt att du har digitaliserat dem på ett säkert sätt.
Varning: Släng inget räkenskapsmaterial i förväg innan de nya reglerna börjar gälla! Än så länge är det ett utredningsförslag, och vi har flera steg kvar innan de nya lagarna är beslutade och träder i kraft.
Område 2 – Kap. 8 Årsbokslutsreglerna
Nuläget
BFL reglerar vilka företag som ska upprätta årsredovisning och vilka som i stället får upprätta årsbokslut.
BFL hänvisar till en rad regler i årsredovisningslagen (ÅRL) beträffande hur ett fullständigt årsbokslut ska upprättas. Dessutom finns regler direkt i BFL om vilka upplysningar som ska lämnas i ett årsbokslut.
BFL innehåller däremot inga regler för förenklade årsbokslut, förutom hur det ska undertecknas. Det är i stället K1-reglerna från Bokföringsnämnden (BFN) som reglerar hur förenklade årsbokslut ska upprättas.
Utredningens förslag
Utredningen föreslår ingen ändring av reglerna för fullständiga årsbokslut, inte heller för förenklade årsbokslut.
Område 3 – Kap. 9 Gemensamma verifikationsserier
Nuläget
Ett företag får ha gemensam bokföring med ett annat företag men bara för gemensamt bedriven verksamhet, till exempel ett enkelt bolag eller i en koncern. Ett av grundkrav är att det ska gå att bedöma ställningen i varje företag för sig. Ett annat krav är att en serie av verifikationsnummer ska vara obruten för en tidsperiod. Samma gäller för företag som använder flera nummerserier.
En oklarhet är om det är tillåtet att ha gemensam verifikationsserie för företagen i en koncern, så att nummerserien delas av alla företagen i koncernen. Nummerserien är då obruten för alla företag tillsammans, men för varje ingående företag finns det brott i nummerserien.
En annan oklarhet är att i digitala flöden kan inkommande verifikationer bli numrerade på annat sätt, till exempel bildnummer från en inskanningscentral eller bankens referensnummer på ett kontoutdrag. Då finns det brott i nummerserien.
Utredningens förslag
Utredningen föreslår ingen ändring av BFL. Numreringen av verifikationsserier “är en detaljfråga som det typiskt sett inte är lämpligt att lagstiftaren tar ställning till”.
Kommentar
BFN kommer att se över vägledningen Bokföring, bland annat med hänsyn till detta betänkande. Kan det vara en öppning för ändrad vägledning på området när utredningen nu avvisar frågan om verifikationsserier från lagstiftning?
Område 4 – Kap. 10 Övriga frågor
Utredningens förslag
Utredningen lämnar förslag till områden för en kommande översyn av BFL.
- Lättnader för kraven på förvaring av räkenskapsinformation i Sverige?
- Kan behöva omprövas efter beredningen av Beslagsutredningens förslag
- Underlätta systembyten och arkivering i systemoberoende format
- Hur ska företagen veta om programvaror på marknaden uppfyller kraven i BFL, till exempel vid molnlagring?
- Svårigheter att uppfylla kravet i BFL på att verifikationsnummer ska ingå i verifikationen, till exempel i datafiler som levereras automatiserat
- Modernisera möjligheten till gemensam verifikation för en dags kontanta försäljning
- Mot bakgrund av att kontantbetalningar numera bara förekommer i begränsad utsträckning
Utredningen lyfter fram att det är mer än 20 år sedan BFL fick en samlad översyn och att det är dags igen. Den tekniska utvecklingen har gått fort sedan dess. Dessutom ska BFL vara en ramlag men ändå innehåller den detaljer i flera delar. BFL bör utvecklas till en mer principbaserad lag och terminologin behöver också ses över.
1. Enklare regelverk för mikroföretagande
Utredningen har haft ett förhållandevis brett uppdrag att se över problemområden för företagande och att ta fram förslag till lösningar.
Begreppet mikroföretag motsvarar här EU-definitionen.
- Antal anställda under 10, och
- Årsomsättning eller balansomslutning (summa tillgångar) under 2 miljoner euro
Utredningens förslag
Utredningen har lämnat dels förslag till ändringar, dels tagit upp områden som bör utredas vidare.
Förslag lämnas på följande punkter.
- Avskaffande av bestämmelserna om hotelltillstånd
- Avgränsade förenklingar av regler rörande befintliga små byggnader i strandskyddade områden
- Förenklingar av reglerna om kör- och vilotider
Ändringarna ska börja gälla 30 december 2021, men om det blir för snävt så föreslår utredningen alternativt att reglerna börjar gälla 1 maj 2022.
Utredningen identifierar följande förenklingsförslag för vidare utredning.
- Ändrade gränsvärden för frivillig revision
- Bör höjas till EUs gränsvärden för mikroföretag
- Förenklade regler – alternativa organisationsnummer
- Enskild näringsverksamhet bör få ett eget organisationsnummer i stället för som idag näringsidkarens personnummer
- Förenklingar av reglerna om kapitalbrist
- I aktiebolagslagen
- Efterhandsdebitering av avgifter för tobaks- och alkoholtillsyn
- Upphävande av krav på danstillstånd
- Utred begreppet “närstående” och dess legala tillämpning
- Regler om närstående behöver bli mer enhetliga i olika lagar
Kommentarer
Förslaget att höja gränsvärdena för frivillig revision ser jag som angeläget. Även utredningens förslag, gränsvärdena för mikroföretag, är dock låga i EU-sammanhang men betydligt bättre än idag. Se även min kartläggning från 2016 (läget är ungefär detsamma idag).
Förslaget att införa ett alternativt organisationsnummer för enskild näringsidkare är bra. Personnummer är en känslig uppgift enligt GDPR, det stämmer dåligt med att tvingas visa personnumret i till exempel fakturor.
Förslaget att förenkla reglerna om kapitalbrist är intressant. Många företrädare för aktiebolag saknar tillräckliga kunskaper om de befintliga reglerna. Kan vi kombinera förenklingar med förbättrad information om reglerna blir det en klar förbättring.
Förslaget att skapa enhetligare regler för begreppet närstående är välkommet.
3. Tydligare regler för kombiuppdrag
Nuläge
Frågan är här hur gränsen ska dras mellan vad som är tillåtet och inte när företagets revisor och någon som deltar i upprättandet av bokföringen finns i samma revisionsföretag. En revisor ska vara oberoende gentemot företaget vid utförandet av sitt uppdrag. Ett aktiebolag får därför inte välja någon till revisor som omfattas av reglerna om jäv.
Kombiuppdrag är sedan 2007 otillåtna för de största företagen och för finansiella företag. För mindre, onoterade företag finns jäv i bland annat aktiebolagslagen (ABL). Ett aktiebolag får inte välja revisor som omfattas av:
- Redovisningsjäv — Den som biträder med bolagets bokföring eller bolagets kontroll över den
- Medelsförvaltningsjäv — Den som biträder med bolagets medelsförvaltning eller bolagets kontroll den
- Byråjäv — Den som är verksam i samma företag som den som yrkesmässigt biträder bolaget med grundbokföring eller medelsförvaltning eller bolagets kontroll den
Det finns fler detaljregler men detta är huvudpunkterna.
Utredningens förslag
Utredningen föreslår att kombiuppdrag även i fortsättningen ska vara tillåtna, men som undantag från ett förbud enligt huvudregeln.
Undantaget ska gälla mindre, onoterade bolag. Det ska vara tillåtet att vara revisor i samma företag som den som yrkesmässigt biträder företaget med att fullgöra bokföringsskyldigheten. Det ska gälla rutinmässiga uppgifter eller avslutande av den löpande bokföringen.
Genomförande
Reglerna om arkiveringskraven ändras och samordnas i fyra lagar.
- Aktiebolagslagen
- Revisionslagen
- Stiftelselagen
- Lagen om ekonomiska föreningar
De nya reglerna ska börja gälla den 1 juli 2022, för räkenskapsår som börjar från den dagen.
Utbildningar
Jag håller utbildningar och webbinarier om ämnen jag täcker här i bloggen. Dels i egen regi och dels för uppdragsgivare som Wolters Kluwer Scandinavia, Eduhouse Sverige, IHM Business School och BG Institute.
Mina bokningar 2022 | 2021 | 2020
- Nätbutiken
- Externredovisning – Lärobok för högskolor utgiven av Norstedts Juridik
I många fall är genomgångarna företagsanpassade, något som efterfrågas allt mer. Då gör jag genomgången hos företaget eller organisationen, utifrån förutsättningar och behov i din organisation. Sedan år 2020 har de företagsanpassade genomgångarna genomförts på distans, med hänsyn till coronarestriktionerna, men med bra resultat!
Följ med i utvecklingen
Du har flera vägar att få information. Boka en Föreläsning med mig hos din organisation, prenumerera på mitt kostnadsfria Nyhetsbrev, kom med i mitt kontaktnät på LinkedIn, följ mig här på bloggen och på YouTube. Välkommen!
Metod: Från teori till praktik
BESÖK NÄTBUTIKEN OCH BLI INSPIRERAD!
Resultat: Nätbutiken
Håll dig informerad: Nyhetsbrev