How a company must archive supporting documents for employees expenses, on paper or digital, has been clarified twice now by the governmental body The Swedish Accounting Standards Board (Bokföringsnämnden, BFN) and The Swedish Tax Agency (Skatteverket, SKV). The clarifications caused demands to change the Swedish Accounting Act to enable modern digital techniques (text in Swedish follows!).
The Swedish Accounting Standards Board (BFN)
On March 20, 2017, BFN issued a letter answer to a question about what is generally accepted accounting principles (GAAP) for archiving supporting documents, when employees have expenses with their own money for their company. Is it necessary to archive the actual receipts on paper or is it acceptable with copies, digital scans, photographs etc?
BFN expressed that if the employee acts on behalf of the company, the supporting document should be archived in the way the employee received it.
- Did the employee receive a receipt on paper, than it’s in that paper form the receipt shall be archived
- A copy is not sufficient for the company accounting, the document must be in original
- Did the employee receive a digital receipt, than it’s in that digital form the receipt shall be archived
BFN doesn’t comment what’s applicable if the employee acts on behalf of him or her self. SKV has, however, commented also that situation (see next section below).
The Swedish Tax Agency (SKV)
On June 29, 2017, SKV issued a statement regarding in which form supporting documents must be archived for VAT purposes. SKV refers to the letter answer from BFN and comes to the same conclusions.
- Did the employee receive a receipt on paper, than it’s in that paper form the receipt shall be archived to grant VAT deduction
- A copy is not sufficient for the VAT deduction, the document must be in original
- Did the employee receive a digital receipt, than it’s in that digital form the receipt shall be archived to grant VAT deduction
- If both a paper receipt and a digital receipt was issued the company can choose which one to archive, regardless if the digital receipt is marked “Copy”
SKV also states that if an employee receives a cost compensation, not a compensation for expenses, the supporting document is what’s presented to the company regardless of in which form the employee received the document. A cost compensation doesn’t, however, grant VAT deduction.
Archive demands
The statements from BFN and SKV means that a company, which receives scanned or photographed documents, can’t claim that they received them in digital form if the employee received them in paper form. This has consequences for the forms of archiving (and for the possibility of VAT deduction).
Today’s Accounting Act demands storage of supporting documents for seven years following the expiry of the calendar year in which the accounting year was closed. Supporting documents may be transformed from one form to another, such as scanning paper documents for digital storage. The originally received document must, however, be stored for three years following the expiry of the calendar year in which the accounting year was closed before they can be destroyed. And the digital file must be saved for the rest of the seven-year period.
My advice is that companies should give instructions to employees that whenever it’s possible to get a digital receipt, they should chose the digital form and also present those expenses digitally to the company. In this case the company can legally state that they (and the employee) got the supporting document digitally and it’s not necessary to archive it on paper.
Future Change of the Accounting Act?
The statement from BFN made many parties disappointed. Software developers with solutions for digital handling of travel expenses or of the total accounting. Companies who are customers to those software developers. Companies who tries to reduce the mountains of paper piles in storage. They will not be more happy by the next statement from SKV.
However, I see both statements as logical within the existing rules. BFN:s task is to interpret and develope GAAP, in this case within the Accounting Act. The don’t have the authority to act on own opinions, other than comment to the government offices. SKV have the same situation with the extension that they also have to interpret within the European VAT regulations. Therefor it’s pointless to complain about BFN and SKV.
The case is different regarding the Accounting Act. Several voices have been raised about that it’s time to update and modernize the Accounting Act, which is from 1999 and has been revised many times since then. There’s been a significant technical development during these 18 years and I agree with those who demands an adaption of the Accounting Act to today’s digital possibilities. It’s simply not motivated anymore to demand Swedish entities to store documents on paper when it’s not needed, unsafer and costlier than modern digital handling.
Let’s see when, and not if, we’ll get an Accounting Act adapted to today’s society.
In Swedish
I vilken form ska kvitton för anställdas utlägg arkiveras, på papper eller digitalt? Det har klargjorts två gånger nu, dels i ett brevsvar från BFN, dels i ett ställningstagande från SKV. Uttalandena har medfört debatt och krav på ändringar av bokföringslagen för att möjliggöra användandet av moderna digitala tekniker.
Bokföringsnämnden (BFN)
Den 20 mars 2017 lämnade BFN ett brevsvar om vad som är god redovisningssed för arkivering av verifikationer, när anställda gör utlägg för företagets räkning. Är det nödvändigt att arkivera de ursprungliga papperskvittona eller godtas kopior och skannade eller fotograferade kvitton?
BFN uttalade att om den anställde agerar för företagets räkning ska verifikationen sparas av företaget i den form den anställde fick kvittot.
- Fick den anställde ett kvitto på papper, då ska det papperskvittot arkiveras
- En kopia räcker inte för redovisningen, det ska vara originalet
- Fick den anställde ett digitalt kvitto, då ska det digitala kvittot arkiveras
BFN kommenterade inte vad som gäller om den anställde agerar för egen räkning. SKV har däremot kommenterat även den situationen (se nästa avsnitt nedan).
Skatteverket (SKV)
Den 29 juni 2017 publicerade SKV ett ställningstagande om i vilken form verifikationer ska arkiveras för momsavdrag. SKV hänvisar till brevsvaret från BFN och kommer till samma slutsatser.
- Fick den anställde ett kvitto på papper, då ska det papperskvittot arkiveras som underlag för momsavdrag
- En kopia räcker inte för redovisningen, det ska vara originalet
- Fick den anställde ett digitalt kvitto, då ska det digitala kvittot arkiveras som underlag för momsavdrag
- Om säljaren lämnade både ett papperskvitto och ett digitalt kvitto kan företaget välja i vilken form verifikationen ska arkiveras, även om kvittot är märkt “Kopia”
SKV fastslår också att om en anställd får kostnadsersättning i stället för ersättning för utlägg så blir verifikationen det som lämnas till företaget som underlag för utbetalning, oavsett i vilken form den anställde fick kvittot. Momsavdrag medges dock inte för kostnadsersättningar.
Arkiveringskrav
Ställningstagande från BFN och SKV innebär att ett företag som får skannade eller fotograferade kvitton från den anställde inte kan hävda att det fick underlagen i digital form om den anställde fick dem i pappersform. Det får konsekvenser för arkiveringen (och rätten till momsavdrag).
Dagens bokföringslag kräver arkivering av verifikationer i sju år efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret slutade. Verifikationer får överföras från en form till en annan, såsom skanning av pappersdokument för digital arkivering. Det ursprungliga dokumentet, i det här fallet ett pappersdokument, måste dock arkiveras i tre år efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret slutade innan det kan makuleras. Datafilen måste arkiveras under resten av sjuårsperioden.
Mitt råd är att företag bör instruera sina anställda att alltid, när det är möjligt att få ett digitalt kvitto, välja det alternativet och att sedan ge det digitala kvittot till företaget. I dessa fall kan företaget lagligen hävda att det (och den anställde) fick verifikationen digitalt och det blir inte nödvändigt att spara det på papper.
Framtida ändring av bokföringslagen?
Brevsvaret från BFN gjorde många besvikna. Programvaruutvecklare med lösningar för digital hantering av reseutlägg eller för hela bokföringen. Företag som är kunder till dessa programvaruföretag. Företag som försöker minska bergen av papper i arkivet. De kommer inte att bli mer glada av nästa ställningstagande från SKV.
Jag ser dock båda ställningstagandena som logiska inom de befintliga regelverken. BFN har till uppgift att tolka och utveckla god redovisningssed, i det här fallet inom bokföringslagen, men saknar befogenhet att ändra reglerna. BFN kan på sin höjd framföra uppfattningar till berörda departement inom regeringskansliet. SKV har samma situation, med tillägget att de också måste hålla sig inom EU-reglerna för moms. Därför är det meningslöst att klaga på BFN eller SKV.
Annorlunda är det med själva bokföringslagen. Flera röster har höjts om att det är dags att uppdatera och modernisera bokföringslagen, som är från 1999 och har ändrats många gångar under årens lopp. Den tekniska utvecklingen under dessa 18 år är avsevärd och jag håller med de som begär en anpassning av bokföringslagen till dagens tekniska möjligheter. Det är helt enkelt inte motiverat längre att kräva att Sveriges företag ska arkivera dokument på papper när det inte behövs, är osäkrare och mer kostsamt än modern digital hantering.
Låt oss se när, inte om, vi får en bokföringslag anpassad till dagens samhälle.
Lectures / Föreläsningar
Keep yourself updated by education! I give lectures on legislation and standards for accounting, as well as other economic topics.
Håll dig uppdaterad genom att gå på kurs! Jag håller föreläsningar om lagstiftning och K-regler för redovisning, liksom om andra företagsekonomiska ämnen.
- Choose lecture / Välj föreläsning (Publications & Lectures)
- Book / Boka (Contact)
- Buy the books! / Köp böckerna! (Publications & Lectures)
Comment and follow
Do you have opinions on this post?
You’re welcome to comment my blog below
and please feel free to sign up as a follower
- © Peter Berg (peter@hpberg.se)
Method: Bringing Theory to Practice
Results: Publications and Lectures
Stay informed: Newsletter